Obozy Naukowe

OBOZY NAUKOWE 2023/2024

Uprzejmie informujemy, że rozpoczęliśmy już przyjmowanie wniosków o dotacje na obozy naukowo-szkoleniowe realizowane w roku akademickim 2023/2024!

Przed złożeniem wniosku uprzejmie prosimy o zapoznanie się z uaktualnionym Regulaminem ubiegania się Studenckich Kół Naukowych (SKN) Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego o dotacje na obozy naukowo-szkoleniowe ze środków finansowych WUM.

Regulamin ubiegania się SKN o dofinansowanie na Obozy Naukowe

Oto instrukcja składania wniosków:

DOKUMENTY:

Kompletny wniosek o dofinansowanie Obozu musi zawierać następujące informacje i dokumenty:

1. Wniosek o dofinansowanie

• Cel i uzasadnienie organizacji obozu;
• Termin obozu;
• Miejsce odbywania obozu;
• Opis planu zajęć dla Studentów (np. warsztaty, konferencje, opisy przypadków itp.).

2. Kosztorys z uwzględnieniem:

• Ceny jednostkowej;
• Łącznej kwoty dofinansowania;
• Terminu, do którego kwota powinna zostać wypłacona;
• Łącznej sumy dofinansowania za wszystkie kategorie.

3. Listę studentów uczestników Obozu z podaniem wydziału, roku studiów i numeru albumu w WUM (załącznik nr 1),

4. Zgody podmiotów, w których będą prowadzone zajęcia dla uczestników Obozu,

5. Formularz z informacjami ogólnymi i danymi kontaktowymi (załącznik nr 2),

6. Oświadczenie Opiekuna Obozu (Opiekun) dotyczące zgody na sprawowanie opieki nad uczestnikami Obozu (załącznik nr 3),

7. Zgody Dziekanów właściwych wydziałów na zaliczenie praktyk dla studentów - uczestników odbywających podczas Obozu praktyki zawodowe (wzór Wniosek do Dziekana),

8. Komplet oświadczeń podpisanych przez uczestników Obozu dotyczących następstw w przypadku rezygnacji z uczestnictwa w Obozie (załącznik nr 4),

9. Oświadczenie Opiekuna o przyjęciu odpowiedzialności za prawidłowe wydatkowanie i rozliczenie kwoty przyznanego dofinansowania (załącznik nr 5).

Załącznik nr 1

Załącznik nr 2

Załącznik nr 3

Załącznik nr 4

Załącznik nr 5

Załącznik nr 6

Wniosek do Dziekana.pdf

FORMA SKŁADANIA WNIOSKÓW:

1. Dokumenty należy złożyć w NIEPRZEKRACZALNYM terminie do dnia:

• 30 listopada 2023 w przypadku obozów organizowanych w trakcie przerwy zimowej;
• 20 grudnia 2023 w przypadku obozów organizowanych w trakcie przerwy wakacyjnej;
  
  z wyłączeniem dokumentów zwartych w pkt.1 ppkt. 3, 4, 7, 8 regulaminu, tj.:

W wyjątkowych sytuacjach dopuszcza się złożenie wyżej wymienionych dokumentów najpóźniej do dnia 30 marca 2024 r.

Dokumenty należy złożyć elektronicznie na adres stn@wum.edu.pl, w tytule wpisując „WNIOSEK O DOFINANSOWANIE OBOZU NAUKOWEGO- [nazwa SKN]”. Kompletny wniosek należy złożyć w formacie PDF jako załącznik do wiadomości e-mail. Załącznik powinien zawierać wszystkie obowiązkowe dokumenty, w kolejności zgodnej z zapisami pkt. II ppkt. 1. "Regulaminu ubiegania się Studenckich Kół Naukowych działających w Warszawskim Uniwersytecie Medycznym (WUM) o dotacje na obozy naukowo-szkoleniowe ze środków finansowych WUM".

2. Po zaakceptowaniu wniosku przez Zarząd STN (osoby ubiegające się o dofinansowanie obozu dostaną potwierdzenie drogą mailową) należy dostarczyć w ciągu 2 tygodni wydrukowany kompletny wniosek (oryginał) do siedziby Zarządu STN. Z racji aktualnych ruchomych godzin pracy Zarządu w Siedzibie STN, bardzo prosimy o informację drogą mailową o planowanym przybyciu do siedziby (ul. Oczki 1A, budynek Medyka).

Podpisane dokumenty prosimy przynosić najlepiej w białej teczce z nazwą Koła i danymi kontaktowymi osoby, która zajmuje się organizacją obozu w danym Kole.

3. Po ustaleniu kwot dofinansowania tj. po 30 marca 2024r., należy przesłać „Wniosek o wypłatę zaliczki” podpisany przez Opiekuna Obozu do Pana Macieja Kaszyńskiego drogą mailową na adres maciej.kaszyński@wum.edu.pl lub do budynku Centrum Dydaktycznego, pokój nr 238. Zalecamy dostarczenie dokumentów fizycznie.

Na koniec kilka uwag:

Bardzo prosimy o:

• dokładne sprawdzenie dokumentów przed wysłaniem i wydrukowaniem. Bardzo często zapomina się o podpisach uczestników i Opiekuna Obozu. Prosimy także upewnić się, wszystkie daty są poprawnie wpisane.
• przesyłanie ODPOWIEDNIO NAZWANYCH załączników w formie PDF i w ODPOWIEDNIEJ KOLEJNOŚCI! Prosimy również o upewnienie się, że zeskanowane dokumenty są czytelne i w prawidłowej orientacji.
• upewnienie się, że program obozu pokrywa się z wytycznymi obowiązującymi na praktykach studenckich. Jest to kluczowe, aby Dziekan mógł zaliczyć Obóz jako odbycie praktyk wakacyjnych!
• Parafkę przy każdym skreśleniu.

Pytania prosimy kierować na adres mailowy stn@wum.edu.pl, najlepiej z tytułem „OBÓZ NAUKOWY”.

PRAKTYCZNE INFORMACJE I CZĘSTO ZADAWANE PYTANIA:

Kiedy i jak zostanie przekazana informacja o kwocie dofinansowania?

Jak dużej kwoty dofinansowania można się spodziewać?

• Dokładnej kwoty nie jesteśmy w stanie określić na ten moment. Wartość dofinansowania zależy m.in. od liczby chętnych Kół na organizację obozu oraz liczby uczestników.
• Uśredniona stawka dofinansowania w zeszłym roku akademickim na jedną osobę wynosiła 50 zł, a w roku akademicki 2021/2022 było to 62,50 zł.
• Należy pamiętać, że jest to DOFINANSOWANIE, nie pokrycie całkowitych kosztów organizacji obozu.
• Należy pamiętać, że wysokość stawki dofinansowania zależy od długości trwania Obozu:
  • 10 dni roboczych i więcej - pełna stawka dofinansowania;
  • do 10 dni roboczych - 0,5 stawki dofinansowania.

Na co można przeznaczyć pieniądze z dofinansowania?

Dofinansowanie można przeznaczyć m.in. na opłacenie:

Na co NIE MOŻNA przeznaczyć pieniędzy z dofinansowania?

Dofinansowanie nie obejmuje m.in.:

• Dojazdu na miejsce Obozu i wyjazdu z miejsca Obozu,
• Zakupu prezentów dla Opiekuna Obozu czy personelu szpitalnego,
• Integracyjnego jedzenia i picia (faktury wystawione przez kawiarnię, bar, a także inne miejsca nieoferujące podstawowego wyżywienia, nie będą pozytywnie rozpatrywane. Podstawowe wyżywienie to m.in. obiad, kolacja, pełnowartościowe posiłki. Alkohol, lody itp. nie są pozytywnie rozpatrywane).

Płatności, faktury:

• Gdy uczestnicy Obozu chcą „zapłacić” pieniędzmi z dofinansowania, należy wziąć fakturę na WUM i potwierdzenie płatności. Dane WUM do faktury:
  
  Adres: WARSZAWSKI UNIWERSYTET MEDYCZNY
  ul. Żwirki i Wigury 61,
  02-091 Warszawa
  NIP: 525-00-05-828

• Jeśli poniesiony koszt (np. za nocleg) wynosi więcej niż kwota całkowitego dofinansowania, fakturę można wystawić na całkowity koszt. Nie trzeba rozdzielać faktury na dwie mniejsze (na równą kwocie dofinansowania i równą nadwyżce). Bardzo prosimy, aby zaznaczyć (najlepiej na piśmie w formie informacji dla Działu Finansowego), że dana część opłaty za nocleg została pokryta w ramach dofinansowania, a reszta została pokryta z własnego funduszu.

Wypłata zaliczki:

O wypłatę zaliczki można ubiegać się od 14 dnia poprzedzającego termin rozpoczęcia obozu. Wcześniejsza data wypłaty zaliczki jest możliwa po uprzednim zastosowaniu odpowiedniej prośby do WUM. Wzór wniosku dostępny jest jako „Załącznik nr 6”.

Zmiana liczby osób:

Wg regulaminu NIE MOŻNA zmieniać liczby uczestników. Można natomiast dokonywać zmian w liście uczestników, nie wiążących się ze zmianą liczby. Poprawek można dokonywać do 30 dni przed datą rozpoczęcia obozu.

Kto może wziąć udział w obozie?

Kwota dofinansowania obejmuje studentów WUM od I do V roku. Dofinansowanie nie obejmuje studentów VI roku!

Czy obóz organizowany zimą wymaga dodatkowej zgody na praktyki w ferie, jako że praktyki należy odbywać w przerwie wakacyjnej?

Tak, podczas składania wniosku z punktu „zgody Dziekanów właściwych wydziałów na zaliczenie praktyk dla studentów - uczestników odbywających podczas Obozu praktyki zawodowe,” należy dodatkowo poprosić o zgodę na wcześniejszą realizację wymienionych we wniosku praktyk.

Prośba do Dziekana:

Zalecamy zastosować Prośbę do Dziekana jak najwcześniej, ze względu na długi czas oczekiwania na odpowiedź.

Życzymy powodzenia w kompletowaniu wniosków

Zespół STN odpowiedzialny za obozy naukowe